به گزارش روابط عمومی اداره کل نوسازی، توسعه و تجهیز مدارس استان تهران، روز چهارشنبه ۳۱ اردیبهشت ۱۴۰۴، مراسمی به مناسبت روز روابط عمومی، اسناد ملی و میراث مکتوب با حضور مدیرکل، معاونان توسعه مدیریت و پشتیبانی، نظارت و اجرایی و جمعی از کارکنان این اداره کل در سالن جلسات برگزار شد.
در این مراسم، دکتر عباس زارع، مدیرکل نوسازی مدارس استان تهران، ضمن قدردانی از تلاش‌های مستمر و بی‌وقفه کارکنان حوزه روابط عمومی و مستندسازی، به اهمیت ثبت و نگهداری اسناد اشاره کرد و گفت:«شاید در نگاه نخست، کار ثبت و بایگانی اسناد کمتر مورد توجه قرار گیرد، اما واقعیت این است که اسناد، حافظه سازمانی هر نهاد به شمار می‌روند. ثبت دقیق اطلاعات، سوابق و مکاتبات، علاوه بر مستندسازی فعالیت‌ها و تصمیم‌گیری‌ها، در مواقع لزوم به عنوان مرجع قابل استناد برای پیگیری حقوقی، پاسخگویی شفاف به نهادهای نظارتی و انتقال تجربه به مدیران آینده ایفای نقش می‌کند. بدون وجود اسناد منسجم، سازمان دچار گسست در حافظه اجرایی خود خواهد شد و امکان بازخوانی مسیر طی‌شده یا اصلاح تصمیمات گذشته از بین می‌رود. اهمیت واقعی این حوزه زمانی آشکار می‌شود که سازمان در مواجهه با پرسش‌ها یا درخواست‌های مستند، نیاز به بازیابی سریع و دقیق اطلاعات داشته باشد. اینجاست که نقش کلیدی واحد آرشیو و مستندات در پشتیبانی از عملکرد کل سازمان نمایان می‌گردد.»
وی در ادامه به جایگاه ویژه روابط عمومی در بدنه سازمان اشاره کرد و افزود:«روابط عمومی قلب تپنده ارتباطات در هر سازمان است. اگر این قلب به درستی کار نکند، عملکرد سایر بخش‌ها نیز دچار اختلال خواهد شد. روابط عمومی با انعکاس درست و مؤثر اخبار و فعالیت‌ها، زمینه دیده‌شدن تلاش‌های سازمان را فراهم می‌کند.»
دکتر زارع همچنین روابط عمومی را پل ارتباطی بین سازمان و جامعه دانست و اظهار داشت:«در عصری که آن را عصر ارتباطات می‌نامند، روابط عمومی باید با هنرمندی شنیده‌ها را تحلیل کرده و آن‌ها را به شیوه‌ای شفاف و اثرگذار بازتاب دهد تا بتواند مخاطب را با خود همراه سازد. در واقع، روابط عمومی اعتبار یک اداره است و نقش مهمی در شکل‌گیری تصویر ذهنی جامعه از عملکرد و مأموریت‌های آن دارد.»
در پایان این مراسم، با اهدای لوح سپاس و هدایایی از زحمات کارکنان حوزه روابط عمومی و مدیریت اسناد تقدیر به عمل آمد.
